Tietosuojaseloste

Tämä on Soluni Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat asiakas- tai sopimussuhde tai rekisteröidyn antama suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Laadittu 1.5.2018. Viimeisin muutos 13.2.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Soluni Oy (2688911-9)
Fredrikinkatu 7
49400 Hamina
puh. +358 5 229 6777

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Karri Holmberg
sähköposti: asiakaspalvelu@soluni.com
Soluni Oy
puh. +358 5 229 6777

3. Rekisterin nimi

Soluni Oy:n ja ja eri maissa Soluni Oy:n toiminnasta vastaavien yhteistyöyritysten asiakkuuteen perustuva rekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakkuuteen perustuvan suhteen hoitaminen sekä asiakkaan ja Soluni Oy:n sekä yhteistyöyritysten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Näitä ovat esimerkiksi asiakastuki, asiakastapahtumien varmentaminen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittäminen ja analysointi, asiakasviestintä, palveluiden toteuttaminen ja personointi, markkinointi ja mainonta (mukaan lukien näiden kohdentaminen) sekä nykyisille että potentiaalisille asiakkaille, väärinkäytösten ehkäisy ja tutkiminen, liiketoiminnan tutkimustoiminta, suunnittelu ja kehittäminen,yhteydenpito viranomaisiin esimerkiksi verotukseen liittyvissä asioissa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti. Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän ja sen kanssa läheisessä yhteistyössä olevien yhtiöiden kanssa, yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää muun muassa seuraaviin ryhmiin kuuluvia, rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

Asiakasryhmittäin (Premium-asiakas, Itsenäinen edustaja, promoottori, Soluni-asiakas, VIP-asiakas, kanta-asiakas) vaihtelevat perustiedot, kuten:

• Etu- ja sukunimet
• Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Syntymävuosi
• Henkilötunnus
• Asuinmaa
• Verotustiedot kuten veroprosentti
• Bonusmaksutiedot

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:

• Palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot (salasana, käyttäjätunnus, asiakasnumero, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot)
• Tunnistettuna asiakkaana tehtyjen ostojen tiedot (esim. ostot verkkokaupassa) ja ostoprosessin eri vaiheet ja tapahtumat
• Maksuprosessiin liittyvät tiedot
• Asiakkuuden alkamis- ja loppumispäivämäärät
• Luottokorttimaksujen osalta luottokortin tyyppi, vanhenemispäivä sekä kortin neljä viimeistä numeroa sekä transaktiot yksilöivää tietoa
• Verkkopankkimaksujen osalta maksussa esimerkiksi käytetty viitenumero sekä pankin tunniste sekä transaktiot yksilöivää tietoa
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Maksuttomien palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeet)
• Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
• Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa (esim. reklamaatiot ja muut palautteet sekä asiakaspalvelupuheluiden tallenteet)
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot
• Rekisteröidyn tuottama tai häntä koskeva aineisto (esim. rekisterinpitäjään liittyvässä sosiaalisessa mediassa tuotettu aineisto ja viestintä)
• Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot
• Muut palvelun käytöstä kerätyt ja siitä johdetut tiedot, kuten muun muassa evästeiden avulla kerättyihin tietoihin perustuvat käyttäytymistiedot
• Rekisteröidyn käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä
• Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

Palveluntarjoajalla on oikeus ylläpitää asiakkuutta ja käsitellä asiakkaan henkilötietoja vähintään niin kauan kuin osapuolten välillä vallitsee asiallinen yhteys, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen, kuten esimerkiksi veroviranomaisten tiedonsaantivelvoitteen täyttämiseksi. Myös muun lain määräämän velvoitteen mukaisesti Soluni Oy voi joutua säilyttämään tietoja pidempään kuin normaalisti olisi tarvetta. Asiakastiedot säilyvät yhtiön tietojärjestelmissä tunnistettavassa muodossa niin kauan, kunnes asiakas irtisanoo kirjallisesti asiakkuutensa, koska yhtiön asiakkailla on automaattinen vähimmäisoikeus kanta-asiakkuuteen. Tästä voidaan joutua poikkeamaan viranoimaisten tiedonsaantivelvoitteen takia.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä ovat verkkopalveluiden asiakkaalta itseltään tai asiakkaan valtuuttamalta asiamieheltä puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä palveluihin rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerättävät ja asiakkaan antamat tiedot. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä on tietoja saatavilla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää postin osoitetietojärjestelmästä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekisteristä, ASML Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto ry:n ylläpitämistä rekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

Mikäli tulevaisuudessa lanseerattava palvelut tarvitsevat sijaintietoja, sijaintitiedot määritetään käytettävissä olevien paikannusmenetelmien, kuten GPS:n ja WLAN-yhteyspisteiden ja matkapuhelinverkon tukiasemien sijaintien avulla. Mikäli asiakas on rekisteröitynyt rekisterinpitäjän tai sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvan yhtiön verkkopalveluun tai mobiilisovellukseen, evästeillä ja muilla vastaavilla tekniikoilla kerättyjä ns. havainnoituja tietoja voidaan yhdistää asiakkaalta muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän kanssa yhteistyössä oleville yhtiöille ja valikoiduille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Rekisteröidyn suostumuksella tämän Palveluun tallentamat hakukriteerit, tiettyihin kohteisiin liittyvät yhteydenottopyynnöt ja yhteystiedot voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille kuten Soluni Oy:n liiketoimintaan läheisesti liittyvien digitaalisten palveluiden tuottajille.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Yhtiö voi luovuttaa tietoja eri maissa Soluni Oy:n toiminnasta vastaaville yhteistyöyrityksille. Yhteistyöyritykset voivat käyttää henkilötietoja vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka on määritelty tässä tietosuojaselosteessa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Aineisto luovutetaan henkilökohtaisesti henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa tai Suomen ulkopuolella Soluni Oy:n toiminnasta kyseisessä maassa vastaavan yhtiön toimipisteessä lain edellyttämässä kohtuullisessa ajassa, ellei ole erityistä syytä pidentää vastaamisaikaa. Tarkastuspyyntö maksaa 20 euroa.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä mielipide- ja markkinatutkimusta varten.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.

10. Evästekäytännöt

Jotta tämä sivusto toimisi mahdollisimman hyvin, se tallentaa aika ajoin laitteellesi pieniä datatiedostoja, joita kutsutaan evästeiksi (cookies). Tämä on yleinen käytäntö useimmissa isoissa verkkosivustoissa.

Mitä ovat evästeet?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun käyt sivustolla. Evästeitä käytetään tilastollisen tiedon tuottamiseen, kävijäseurantaan, mainontaan sekä sivuston kehittämiseen. Evästeet tallentavat tietoa laitteesi käytöstä ja käyttötavoista, muun muassa käyttäjätunnuksesi, valitsemasi kielen, fonttikoon ja erilaiset näyttöasetukset. Näin tallentuneet tiedot tarvitsee antaa vain kerran eikä aina erikseen sivustolla käydessäsi tai sivuja selaillessasi. Kolmas osapuoli saattaa omissa järjestelmissään analysoida ja yhdistellä dataa laajemmin esimerkiksi kävijätilastointiin, mainonnan kohdentamiseen tai profilointiin, kuten facebook käyttää markkinoinnin kohdentamisessa. Arctic Nutritionille evästeet ovat anonyymiä dataa.

Miten evästeitä käytetään?

Sivustoon on asennettuna kolmansien osapuolien evästeitä. Dataa saatetaan joissain tapauksissa tallentaa EU:n ulkopuolisille palvelimille ja kaikki toimijat ovat aktiivisesti mukana EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä Privacy Shield -sopimuksessa (http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-16-2462_en.htm).

Kolmannen osapuolen evästeet soluni.com -sivustolla

• Google analyticsin avulla seuraamme verkkosivuston käyttöä ja käyttötapoja. Google Analytics tallentaa esimerkiksi käyntien määrän ja tiedot vierailluista sivuista.
• Facebook-pikseliä käytetään keräämään tietoa mainonnan vaikutuksesta ja kävijöiden sivustokäyttätymisestä. Sitä käytetään myös käyttäjän kiinnostusten kohteiden perusteella tehtävään kohdennettuun mainontaan. Facebook kerää tietoja anonyymisti eikä tallenna henkilötietoja. Lue lisää Facebookin evästekäytännöstä: https://www.facebook.com/policies/cookies/#

Kuinka voit hallita evästeitä?

Voit hallita ja/tai poistaa evästeitä vapaasti. Ohjeita löytyy osoitteesta aboutcookies.org. Voit poistaa kaikki tietokoneellasi olevat evästeet, ja useimmat selaimet voi asettaa torjumaan ne kokonaan. Muista kuitenkin, että jos torjut evästeet, joudut määrittämään tietyt asetukset aina uudestaan sivustolle palatessasi. Saattaa myös olla, että et voi käyttää joitakin sivustolla olevia palveluja ja toimintoja.